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供應商咨詢商洽行為規范指引

發布時間: 2019-09-10 17:46:51  來源: 本站原創

 

 

供應商咨詢商洽行為規范指引

 

各供應商

為進一步完善“不能腐”體制機制建設,加強廉潔風險管控,規范咨詢商洽行為,特制定本規范指引,具體如下:

一、供應商咨詢商洽方式分類

(一)正常業務活動咨詢商洽推薦方式

一是通過供應商服務大廳面對面咨詢商洽。當前服務大廳已設置采購、財務、合約、供應商管理(綜合)等4個服務窗口,服務業務涵蓋招標文件發售、供應商登記咨詢、配送入庫咨詢、財務支付咨詢、合同檔案管理等模塊。

二是通過“雙百”熱線線上咨詢商洽。基于“三公”工作規定要求,公司已建設了全網統一的供應商服務熱線,號碼為4008100100,雙百”熱線實現供應商統一呼入,助力提升公司品牌形象,業務覆蓋供應商管理、采購業務、電商系統應用、電子商城、財務業務等7個分類,為供應商搭建暢通的溝通渠道,實現了供應商“問題”一站式解決。

三是通過“陽光電子商務平臺”線上咨詢跟蹤。當前公司各類采購需求信息均通過陽光電子商務平臺予以發布,各類供應商在登錄系統后可自行查詢項目信息;合同簽訂、支付信息已通過系統實現線上交互實時跟蹤。

(二)定期會議形式集中交流方式

一是通過電網項目物資供應會暨供應商現場工作會(年度/期)。會議以宣貫的形式全面介紹物資采購供應管理策略及供貨要求、以及供需雙方業務交互的實操要求,以會議形式加強供需雙方的溝通,建立招標采購信息公開、陽光、透明的交流平臺,營造互惠共贏的建設氛圍。

是通過承包商現場工作會(結合采購批次)。會議以宣貫的形式全面介紹項目管理工作要求,主要針對當期中標的承包商對象。

三是通過智能電網建設技術交流會議(半年/期)。邀請國內具有智能電網建設經驗的設計、施工、技術咨詢、科研、設備制造等單位開展技術交流。交流的內容主要是智能電網相關建設原則,關鍵技術,先進的工器具技術研究成果,智能電網產品成熟度及運行狀況,施工當中的安裝和調試要點、產品投入運行使用后的運維配合等相關內容。

(三)其他咨詢商洽交流方式

在主要推薦方式、定期會議方式以外,經公司工作人員確認,仍需與公司工作人員面談的事宜,須在公司或供應商生產經營場所內規范開展商洽,會面時間原則上在工作時間,主要要求如下:

1.在我方生產經營場所

1)來訪、離開登記要求

供應商到公司來訪,對于被訪部門為計劃部門、基建部門、物資部門的,或者被訪人身份屬于公司評標專家、基層單位領導人員的,必須在前臺人員指導下逐項填寫來訪登記表,不得有缺漏項,其中來訪事由要重點說明未采用商洽主要推薦方式的原因。

供應商來訪結束后須由被訪人將供應商送至前臺,供應商配合前臺人員在來訪登記表上填寫離開時間后方可離開。

對于以禮節性拜訪、技術介紹等名義來訪的供應商,如發生在辦公區域內隨意串門受工作人員投訴影響公司正常辦公的情況公司辦公室在公司范圍內對來訪單位予以通報,對于未履行“來訪、離開登記”職責的專業部門一并通報。

2)在洽談室或會議室商洽要求

管理方面,一是各部門要建立被訪臺賬,對于被訪內容要素進行簡單記錄;二是強化相互監督,即工作人員與供應商在見面商談,見面場所至少有2名工作人員在場,會談內容由被訪人員簡單記錄,記錄的內容由監督人員簽字確認

技術方面,一是對于硬件條件允許的單位,應設立采購洽談室,具備視頻監控功能,在商洽期間開啟視頻音頻實時記錄,為后續監督調閱提供資料,滿足以上條件的單位可不采用管理方面的相互監督方式;二是辦公區域內,要加強區域間的門禁物理隔斷,將被訪范圍控制在一定區域內;三是為加強咨詢商洽的規范管理,各單位要盡快設立采購洽談室,實現集中商洽、可視化商洽、可追溯商洽。

2.在供應商(含承包商、服務商)生產經營場所(含工地、廠區)

同行要求方面。我方工作人員到在供應商(含承包商、服務商)生產經營場所(含工地、廠區)檢查交流時,原則上同行人數不少于2人。

二、咨詢商洽廉潔風險管理要求

咨詢商洽期間,被訪人/檢查人員嚴格執行《關于印發海南電網有限責任公司十條禁令的通知》(海南電網辦〔201811號)、《關于印發海南電網計劃基建物資領域九個不準的通知》(海南電網基建〔201833號)有關要求,不得收受可能影響公正履職的禮品禮金饋贈;供應商不得向被訪人/檢查人員贈送可能影響公正履職的禮品禮金。

(一)被訪人與供應商商洽前,須向供應商全文告知以下內容:

一是采購工作人員和評標專家與供應商存在親屬或特定關系的,應事前主動報告、按規定履行工作回避。

二是采購項目實施期間(采購公告發布之日起至成交/中標結果發布之日止),項目潛在供應商的相關人員不得與采購相關人員和評標專家進行與招投標內容有關的接觸。

是采購相關人員和評標專家在采購項目實施期間(招標公告發布之日起至中標結果發布之日止)如受到潛在供應商干擾必須在5個工作日內向公司監察部門反應舉報。潛在供應商干擾包括但不限于以下行為:影響招標文件條款修改、透露投標信息、直接或間接打聽參與評標人員名單等誘導性的詢問,許諾、賄賂及各種利益交換的明示和暗示(含當面告知、電話、短信、微信、QQ、郵件、紙條等任何溝通方式)。

是對于經查證屬實后對有“破壞公平競爭”、“搜集評審信息”等不良行為的潛在供應商按供應商扣分處罰條款扣分,執行暫停投標資格等處罰措施。

是采購相關人員和評標專家反映舉報途徑為公司監察部公共郵箱(證據包括錄音、錄像、截屏、通話記錄等方式)。

六是供應商發現被訪者/檢查人員存在違反我公司相關廉潔管理規定及八項規定精神的行為應及時通過我公司發布公司監察部公共郵箱“雙百”熱線反應舉報,公司查實后將按相關規定從嚴處罰。

(二)公司各級黨組織日常監督管理要求:

我公司各級黨組織將加強廉潔風險管控,抓早抓小、防微杜漸,對與供應商勾肩搭背不正常交往的,該報告不報告、應請示不請示、需回避不回避的,應運用監督執紀“四種形態”的第一種形態,及時開展提醒談話或批評教育;發現以權謀私、利益輸送等涉嫌違規違紀問題線索,及時移送公司紀委。

 

 

海南電網有限責任公司

                                                                                     2019年9月10日


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